רשימת פתרונות גיבוי מידע

גיבוי מידע למחשב - כל מה שרציתם לדעת ולא העזתם לשאול

כיום, יותר ויותר אנשים מבינים את החשיבות בגיבוי המידע שלהם. סכנות רבות אורבות למידע שלכם בכל רגע נתון, החל מנזק ישיר למחשב שלכם, גניבות, נזקים במשרד/בבית, וירוסים וכלה בנזקי טבע שלא בשליטתנו. מטרתו של מאמר זה להעשיר את הידע שלכם ולספק לכם כלים בכדי להתמודד עם סכנות אלו. איבוד מידע בעידן בו אנו חיים נחשב מבין האסונות הגדולים איתם עסקים רבים צריכים להתמודד בחיי היום יום.

בעצם כל עסק מעוניין במצב אידיאלי, בו המידע השוטף המוזן למערכות המידע של העסק ישמר וימצא זמין תמיד בעת הצורך. הדבר איננו מובן מאליו וכדי לשמור על מצב אידיאלי זה יש "לעבוד קשה". המטרה של כל עסק היא להתקיים, להתפתח ולפרוץ קדימה, לכן אחד היעדים החשובים בכדי להשיג מטרה זו הוא לדאוג שבעת אסון כזה או אחר המידע השוטף יהיה זמין בכדי שהעסק יוכל "לקום על רגליו" ולהמשיך לתפקד כהרגלו.איבוד מידע משפיע על העסק בכל רובד שהוא, פוגע בשירותיות, באמינות ובסופו של דבר גורם להפסדים רבים ואף להתמוטטות העסק כולו.

כיום לפי פקודת מס הכנסה, על כל עסק לגבות את המידע שלו ואף להוציא את המידע מחוץ למשרד בכדי לבצע הפרדה מוחלטת ואי תלות בין המחשב לבין הגיבוי. כך בעת אסון,ניתן יהיה לשלוף את המידע.

קחו לדוגמא את חברת Morgan Stanley משרדיה היו בבנייני התאומים ב11/09, חברה זו חזרה לעבודה שוטפת תוך פחות מ-24 שעות לאחר פיגוע הטרור. זאת הודות למערכת הגיבוי שהפעילה. מערכת הגיבוי שלה כללה:, תוכנה, חומרה, נתונים ואתר חילופי. היא השקיעה כ- 100,000$ בחודש על מערך גיבויים זה, כמובן שפיתרון זה לא מתאים לכל אחד מאיתנו אך כפי שנלמד ממאמר זה ישנם פיתרונות רבים שמתאימים לגיבוי המידע שלנו ובעלויות המתאימות לכל כיס.

סוגי גיבוי מידע נפוצים

כיום ישנם אופציות שונות לגיבוי מידע, חלק מהעסקים משתמשים בכמה מהאופציות במקביל. ביניהם:
 

  1. גיבוי מידע על גבי דיסקים.
  2. גיבוי מידע על גבי הרד-דיסק נייד/חיצוני.
  3. גיבוי מידע על גבי טייפ קלטות.
  4. גיבוי מידע בעזרת תוכנות המאפשרות גיבוי מידע אוטומטי.

 

גיבוי מידע ע"י דיסקים

זו צורת גיבוי מידע קונבנציונלית, פשוטה,זולה, אך לא מומלץ להישען עליה בלבד. בד"כ משתמשים באופציה זו כמעטפת הגנה נוספת למערכת הגיבוי. לדיסק ישנו אורך חיים של שנתיים, אך נוצרים מצבים רבים, בהם, הדיסקים לא מחזיקים זמן כה רב ולאחר חצי שנה הם לא שמישים, הם נוטים להישרט ולהיחבל. בנוסף לפי פקודת מס הכנסה, יש לבצע גיבוי מידע וגיבוי זה יש להפריד ממקום הימצאו של המחשב (כלומר מחוץ למבנה בו נמצא המחשב, כך שבעת שריפה או גניבה יהיה ניתן לשחזר את החומר ע"י הגיבוי שביצענו), דבר זה דורש מ"המגבה" בכל פעם שמבוצע גיבוי מידע לקחת את הדיסקים , להוציאם מהמבנה ולהשימם במקום מבטחים, בד"כ מדובר בכספת חיצונית אשר תשמור על הדיסקים מפני מפגע כלשהוא. כפי שניתן להבין הדבר מסורבל, דורש התעסקות רבה עם גיבוי המידע ולכן גיבוי מידע בדרך זו בלבד לרוב איננו יעיל.

גיבוי מידע ע"י HD חיצוני/נייד

מי שיכול להרשות לעצמו השקעה של כמה מאות שקלים, יכול לרכוש HD של חצי טרה או יותר ולגבות מידע בצורה פשוטה יחסית לאופציית הגיבוי ע"י דיסקים. הHD מתחבר ע"י USB למחשב וניתן לשאת אותו בתיק כך שיהיה צמוד אלינו במהלך היום ובעת הצורך לשלוף אותו ולשחזר מידע. כמן כן ניתן לרכוש תוכנות אשר מבצעות את הגיבוי לHD באופן אוטומטי לחלוטין וכל הדרוש מאיתנו הוא לחבר את הHD ובסיום היום לשלוף את החיבור ולשים את ה HD בתיקנו. גם לאופציה זו חסרונות דומים לדיסקים: יש לשאת את הHD בכל יום מהבית לעבודה ולהפך, יש לדאוג שהוא לא יחבל,ישבר,יירטב וכמובן לחברו בכל יום למחשב בכדי שיתבצע גיבוי המידע. כפי שניתן להבין גם אופציה זו דורשת מאיתנו התעסקות רבה עם גיבוי המידע וגם פה קיים סיכון, למרות כך עסקים קטנים רבים נוטים להשתמש בגיבוי מידע זה בגלל עלותו ויעילותו ביחס לגיבוי מידע בדיסקים.

גיבוי מידע ע"י טייפ קלטות

גיבוי מידע ע"י טייפ קלטות נמצא כפי הנראה כמעט בכל עסק בינוני ומעלה. הוא נחשב כמומלץ מאוד ע"י טכנאים רבים אשר מתחזקים את מערכות גיבוי המידע של עסקים אלו. רבים לא מודעים לסכנות הטמונות במערכת גיבוי מידע זו, הטייפ מורכב משני ראשים, האחד צורב את המידע (מבצע גיבוי) ואילו האחר קורא ומשחזר בעת הצורך את המידע. בטייפים רבים לא קיים משוב או אסמכתא המאפשרת ל"מגבה" לדעת כי אכן גיבוי המידע עבר בהצלחה ורק כאשר חפצים לבצע שיחזור, מגלים כי חסרים קבצים, ספריות ולעיתים דווקא הם קריטים ביותר. בעיה נוספת היא שיש לתחזק מערכת זו: בכל יום יש לבצע גיבוי, להוציא את הקלטת, לרשום את תוכנה ואת התאריך הרלוונטי ולבסוף להוציא אותה מחוץ למקום העבודה ולאחסנה ( מכיוון שיש קלטות רבות בדומה לגיבוי מידע ע"י דיסקים , צריך לאחסן את כל הקלטות הללו היכן שהוא). גם בשחזור המידע קיים קושי, בד"כ לוקח זמן לא מועט בכדי לאתר מידע בקלטת ולכן שיחזור בד"כ לוקח זמן רב. עלות מערכת גיבוי מידע זו בד"כ גבוהה (כמה אלפי שקלים) וניתן לגבות בקלטות שלה מידע עצום ( מאות גיגה בקלטת), זה מסביר כנראה את שימושה ע"י עסקים בינוניים וגדולים ולא ע"י עסקים קטנים. גיבוי מידע בשיטה זו בלבד איננו יעיל ואף מסוכן. עסקים שמשתמשים בשיטה זו לרוב משתמשים בנפח מידע גדול וקריטי, הנזק שנגרם להם בעת איבוד מידע הוא עצום ולכן מומלץ מאוד דווקא לעסקים אלו לשלב במערכת גיבוי מידע זו מעטפות גיבוי נוספות.

גיבוי מידע ע"י תוכנות המאפשרות גיבוי מידע אוטומטי

אופציה זו היא המומלצת ביותר ע"י עבדכם הנאמן. מפתיע, אך רבים לא מודעים לקיומה. מערכות גיבוי מידע אוטומטיות נפוצות מאוד בארה"ב ובאירופה, בישראל הם חדרו לתודעה רק במהלך השנתיים האחרונות ועדיין רבים לא מודעים לקיומם. מערכת גיבוי מידע אוטומטית ומאובטחת היא תוכנה המושתלת במחשבכם או ברשת המחשבים שלכם, ע"י הגדרות ראשוניות המערכת יודעת מה לגבות, מתי והיכן (לרוב מדובר בשרת חיצוני הנמצא בסביבה מאובטחת ומקוררת), היא לוקחת את המידע ומעבירה אותו על גבי האינטרנט (בצורה מאובטחת אשר תפורט בהמשך) לחוות שרתים, שם הוא יושב בבטחה ומחכה ליום בו נשחזר אותו. היתרון הבולט בשיטת גיבוי זו על מתחריה הוא, שמרגע הטמעתה המערכת מבצעת את הגיבוי בצורה אוטומטית וללא התערבות אדם, כמו כן בסיום הגיבוי היא שולחת למייל שלנו הודעה אשר נותנת לנו אסמכתא לכך שאכן גיבוי המידע עבר בהצלחה או לחילופין במידה וקיימת בעיה מה לא גובה.

יתרון נוסף ולא פחות חשוב הוא שהמידע שלנו (במידה והוא סודי) מאובטח, התוכנה יודעת לקחת את המידע הרלוונטי ולפרקו לאלפי ביטים המעוברים לשרת חיצוני. בצורה זו, גם אם גורם עוין ישים את ידו על המידע המועבר לשרת, הוא יקבל אלפי ביטים אשר לא ניתן להשתמש בהם בשום צורה שהיא.כך שלמעשה התוכנה מצפינה/מקודדת את המידע שלנו ומאבטחת אותו ולבסוף כאשר הוא מועבר על גבי האינטרנט (בצורה בטוחה) לחוות השרתים, המידע נמצא בסביבה מיוחדת המאפשרת לשמור עליו מפני כל מפגע בטיחותי.

בד"כ חוות השרתים המדוברות נמצאות במקום בו ישנה אבטחה כבדה, מערכות קירור השומרות על טיב השרתים ומערכות לגילוי אש מתקדמות המונעות פגיעה בשרתים בהם מאוחסן המידע שלנו ובד"כ מדובר במערכות בהם יש הגנה נגד וירוסים,סוסים טרויאנים וכו'.

יתרון נוסף במערכת גיבוי מידע זו הוא יעילותה של המערכת, לאחר הפעם הראשונה בה מועבר כל החומר לשרת (דבר הלוקח מספר ימים), המערכת יודעת לעבור קובץ,קובץ, ולבדוק אם בוצע שינוי. במידה ולא בוצע שינוי אין צורך לבצע גיבוי, במידה ובוצע שינוי המערכת יודעת לגבות רק את נפח השינוי וע"י כך לחסוך במקום בתיבת הגיבוי שלנו (דבר החוסך כסף רב וזמן גיבוי). למרות שהמערכת מגבה שינויים בלבד, עדיין היא יודעת להציג לפי דרישת המשתמש תמונת מצב של כל קובץ וקובץ לפי תאריך מיום התחלת הגיבוי (כמובן שככל ששומרים יותר גיבויים היסטוריים כך העלות יקרה יותר).

ישנם ספקים רבים בשוק הישראלי המאפשרים להשתמש בתוכנת גיבוי אוטומטית חלקם מוכרים יותר כגון בזק, נטויז'ן וכו', וחלקם מוכרים קצת פחות כגון TRB,טרה סייף וכו'. קיימים כ 3 סוגים שונים של תוכנות המאפשרות לבצע גיבוי מידע אוטומטי ומאובטח בישראל, לרוב ההבדל הוא באפשרויות בתוך התוכנה עצמה, לדוגמה באחת הגרסאות ניתן לקבוע מתי ניתן להתחיל את הגיבוי באופן אוטומטי אך לא את סיום הגיבוי (בניגוד לגרסה אחרת המאפשרת אופציה זו). האופציה הנ"ל, קריטית מאוד לארגונים בהם לא מעוניינים שגיבוי המידע ימשיך תוך כדי שעות העבודה השוטפות של הארגון וזאת מכיוון שאחד המינוסים במערכת גיבוי מידע זו הוא שבזמן ביצוע גיבוי המידע, המחשבים במשרד עובדים לאט יותר ועלולים לפגוע בהספק העבודה. לכן, גרסה בה ניתן לקבוע כי הגיבוי יסתיים בשעת X יעילה מאוד ואף מומלצת משאר הגרסאות הפחות מתקדמות.

טווח העלויות של אופציית גיבוי מידע זו משתנה מספק לספק, אך בהחלט ניתן למצוא ספקים אשר מעניקים שירות זה במחיר שווה לכל כיס.כמובן שגם פה לא ניתן להסתמך רק על שיטת גיבוי זו וחשוב לשלב בנוסף שיטות נוספות. סיסמת טכנאי המחשב בנושא זה היא " לא קיים מספיק גיבוי מידע וככל שיש יותר, כן ייטב ". בסופו של דבר כל אחד ואחד מכם צריך להחליט מה התקציב שהוא מקדיש לנושא רגיש זה, מטרתכם צריכה להיות לשלב כמה שיותר שיטות גיבוי מידע שונות כדי להבטיח את עתיד העסק שלכם.

גיבוי מידע - שאלות שחשוב לשאול ולדעת

כשאנו מתכננים את מדיניות הגבויים בעסק יש לשאול עצמנו מספר שאלות קריטיות:
 

  1. מהו המידע הרלוונטי לגיבוי?
  2. מה התקציב שאנו יכולים להרשות לעצמנו לנושא זה?
  3. מהם השיטות אותן ניתן לשלב בתקציב הנ"ל?
  4. מתי לגבות וכמה פעמים ביום ?
  5. מי האחראי לנושא גיבוי מידע אצלכם?
  6. איפה יאוחסן המידע, אך הוא יתוחזק ואמינותו של הגיבוי?

 

מהו המידע הרלוונטי לגיבוי?

בכדי לענות על שאלה זו, נשאל עצמנו את השאלות הבאות:

מהו המידע שבלעדיו העסק לא יתקיים?

מהו המידע אשר חסרונו יפגע בעסק?
 

מכיוון שלא תמיד ניתן לדעת בעיקר בארגונים גדולים מהו המידע החשוב, יש לשאול אדם מכל מחלקה ( חשוב שהוא יהיה בעל וותק ויכיר את התוכנות ואת המידע), כך נקבל את המידע המבוקש ואף ניתן תחושת מעורבות לעובדים בנושא חשוב ורגיש זה.

בנוסף יש להתייעץ עם רו"ח של החברה ועו"ד לגבי מה אומר החוק, לאלו מבינכם אשר יש חברת ביטוח אשר מבטחת אותם מפני איבוד מידע, חשוב לשאול מה מנחה הפוליסה לעשות (לעיתים תגלו כי שימוש בשיטות הגיבוי אף יחסוך לכם כסף רב בתשלום הפוליסה).

מה התקציב שאנו מקציבים לגיבוי מידע? באיזה סוג גיבוי מידע להשתמש?

לאחר שביררנו מה לגבות, אנו מודעים לגודל נפח המידע שלנו ומהו קצב הגידול היומי, חודשי, שנתי. עתה יש לבחון ולהתייעץ מה התקציב שיש לעסק בכדי לגבות את המידע ומה האפשרות שתקנה לנו ביטחון מקסימאלי בתקציב זה.

מתי לגבות, כמה פעמים ביום?

לכל עסק יש דרישות שונות, ישנם עסקים בהם שינויי המידע מועטים ואף בטווח של ימים. לעומתם יש כאלו שזקוקים לגיבוי יומי או גיבוי בכל מספר שעות. לכן, יש לבדוק עם אחראי המחשוב (ועם אותם אנשים בכל מחלקה שהיו מעורבים בקבלת ההחלטות) ולקבל חוות דעת, מה הדרישות לשאלות אלו ובהתאם לכך, לבדוק האם השיטות שנבחרו לגיבוי המידע הן הנכונות והיעילות ביותר לדרישות הנ"ל.

בד"כ מבצעים גיבוי בכל סוף יום ובנוסף גיבוי חודשי, רבעוני ואף שנתי. כמובן שיש מקרים בהם כמות גדולה של מידע נכנסת וחשוב במקרים קיצוניים אלו לבצע גיבוי מידע מיד בסיומו של התהליך.


מי אחראי לגיבוי מידע בעסק ?

בד"כ לכל עסק יש אנשי מחשוב או לפחות טכנאי מחשבים או איש מחשוב אחראי אשר מטפל במחשבים בשוטף ולכן מקובל לתת לאדם זה להיות אחראי. רצוי שלאדם זה יהיה ידע קודם בתחום וניסיון, תפקידו של אדם זה להטמיע מערכת גיבוי ולפקח עליה לרבות אימות הגיבוי, בדיקת קבצי לוג, אחסון המידע וכמובן ביצוע שחזורים. חשוב מאוד שרק אדם אחד יהיה אחראי בכדי למנוע תקלות רבות.

אחסון המידע תחזוקה ואמינות הגיבוי:

במידה ואנו משתמשים בשיטות כגון: דיסקים, HD נייד, טייפ קלטות, חשוב בכל סוף גיבוי לאמת כי המידע אכן נצרב כיאות וניתן יהיה להשתמש במידע בעת הצורך. יש לרשום את תוכן המידע על המדיה הרלוונטית ותאריך. לבסוף יש לקחת את המדיה הצרובה ולהשימה במקום מוגן מפני מפגעים בטיחותיים, בד"כ רצוי בכספת הנמצאת מחוץ למבנה (קיימות רמות שונות של כספות,כספות נגד אש, נגד דופק אלקטרומגנטי וכו', יש לבחור בהתאם לחשיבות המידע והתקציב שנקבע).

במידה ואנו משתמשים במערכת גיבוי מידע אוטומטית, על האחראי לבצע בדיקות יומיות של הלוג המתקבל (הודעה המספקת אסמכתא לכך שאכן בוצע הגיבוי) ובאם יש הערות אף ליצור קשר עם הספק בכדי לבררם ולתקנם.

לכל השיטות, יש לבצע השמדה של מדיות ישנות אשר לא מעוניינים להשתמש בהם ולבצע ניקוי ואחזקה לפי הוראות היצרן באם יש צורך.

חשוב מאוד לבצע בדיקת שיחזור שרירותית אחת לחודש. חשוב שהבדיקה לא "תדרוס" את החומר הישן. יש ליצור תיקיה לשחזורים ולשחזר לתוכה בלבד. יש לבדוק האם אנו זקוקים לגיבוי פתוח (גיבוי הפועל בזמן עבודה על הקובץ) או גיבוי סגור (גיבוי הפועל כאשר הקובץ סגור), חשוב להתייעץ על כך עם אחראי המחשוב. חשוב מאוד שכל כניסה של חומרה, מדיה, תוכנה וכו' יעברו דרך אחראי המחשוב בכדי שהוא יוכל לפקח שגיבוי המידע יבוצע גם עליהם.

יש להתעדכן כל הזמן לגבי שינויים בעולם הגיבויים ולא להתקבע רק על שיטות ספציפיות. מה שמקובל היום לא בטוח שיהיה רלוונטי למחר.

לסיכום, נשאר לי לומר עוד דבר אחרון, לעולם אל תזלזלו בחשיבות הגיבויים. הנטייה לזלזל בגיבוי מידע ולומר "לי זה לא יקרה" תפגע בעסק. אנו עדים למקרים רבים בהם עסקים זלזלו בחשיבותו של גיבוי המידע שלהם וכאשר נוצר הנזק כבר היה מאוחר מידי: הם איבדו את המוניטין, היו חשופים לתביעות ולבסוף העסק שלהם התמוטט. לכן זכרו, אין דבר כזה " אני מגובה מספיק ", " לי זה לא יקרה ", זה רק עניין של זמן עד שמערכת המחשבים שלכם תקרוס. לכן היו מוכנים.

לשאלות או לבקשות להירשם לשירות גיבוי אוטומטי מאובטח יש ליצור קשר ע"י צור קשר, אנו נחזור אליכם במהרה ונספק לכם תקופת ניסיון ללא כל התחייבות או תשלום, בכדי שתוכלו לבחון האם השירות מתאים לכם.

 

 

כותב המאמר: נרי רוה.


מידע קשור:

שחזור סמארפוו לאחר הכנת הגיבוי